- Élément de liste #1
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Participer à un salon professionnel constitue un investissement stratégique pour toute entreprise souhaitant développer sa visibilité et conquérir de nouveaux marchés. La clé du succès repose sur un document fondamental : le cahier des charges.
Cet outil structure votre projet et garantit que votre stand répond parfaitement à vos objectifs commerciaux.
Trouvez votre exemple de cahier des charges en fin d’article 😉
- Le saviez-vous ?
Un cahier des charges bien rédigé permettra à votre standiste de bien comprendre vos attentes et vos objectifs.
Pensez à contacter un standiste au moins 6 mois avant le salon.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
L’étape du cahier des charges est souvent négligée pourtant elle est cruciale pour la réussite de votre salon.
Cahier des charges : définition
Le cahier des charges est un document détaillé qui définit l’ensemble de vos exigences et impératifs pour la conception de votre stand. Il décrit précisément vos besoins fonctionnels, vos contraintes techniques, vos attentes esthétiques et vos objectifs commerciaux
Ce document sert de référence commune entre vous et votre standiste, évitant ainsi les incompréhensions et garantissant un résultat aligné avec votre image de marque.
Les objectifs du cahier des charges
Le cahier des charges joue un rôle fondamental dans la réussite de votre salon professionnel. Il structure votre projet, facilite la communication avec les prestataires et permet d’obtenir des devis comparables. Selon Weezevent, ce document garantit la cohérence globale du projet et coordonne efficacement toutes les parties prenantes
. Il aide à maîtriser votre budget, à définir un calendrier réaliste et à choisir le bon service de conception de stand.
Pourquoi faire un cahier des charges pour son stand ?
Rédiger un cahier des charges clair est absolument essentiel pour obtenir un stand qui correspond à vos objectifs.
Sans ce document structurant, vous risquez des déceptions majeures, des dépassements budgétaires importants et un stand qui ne répond pas à vos ambitions de génération de leads ou de notoriété.
Un cahier des charges bien conçu facilite la communication avec votre équipe de standiste, accélère les prises de décision et sécurise votre investissement pour réussir votre salon.
Les impératifs avant de rédiger son cahier des charges
Définir la surface et l’emplacement du stand
Comptez 4 à 5 m² par personne présente sur le stand . Intégrez également le volume des produits ou machines à exposer. Cette surface d’expression garantit un aménagement confortable et fonctionnel. Par exemple, pour une équipe de 6 commerciaux avec une zone de démonstration, prévoyez entre 24 et 30 m² minimum. Les organisateurs peuvent proposer des surfaces légèrement supérieures à votre demande initiale.
Privilégiez les zones situées près des entrées principales, des allées centrales (« fils rouges ») et des points de convergence. Les visiteurs se déplacent généralement du centre vers l’extérieur .
Positionnez-vous à proximité de « moteurs » (grands stands attractifs), d’espaces collaboratifs (cafés, restaurants) ou de sanitaires pour bénéficier d’un flux constant par capillarité.
Évitez absolument les périphéries et les angles reculés, surtout si votre image de marque n’est pas encore établie sur le marché.
Combien de votre personnel travaillera sur le stand ?
Définissez avec précision le nombre de collaborateurs présents selon vos objectifs du stand.
Privilégiez des commerciaux expérimentés pour la prospection et la collecte de données clients. Ajoutez un collaborateur marketing pour évaluer la performance du stand en temps réel et ajuster votre stratégie d’accueil .
Mettez en avant votre nouveauté ou votre produit différenciant plutôt que toute votre gamme. Cette approche attire l’attention des visiteurs et facilite la mémorisation de votre offre.
Jérome se fera un plaisir de vous conseiller ( 30 ans dans l’événementiel )
Quels conseils pour un cahier des charges efficace ?
| Délai avant le salon | Tâche à accomplir |
|---|---|
| 6 mois | Rédaction du cahier des charges |
| 4-5 mois | Sélection du standiste et validation |
| 3 mois | Validation des plans 3D et design du stand |
| 2 mois | Fabrication des éléments matériels |
| Quelques jours | Montage stand sur site |
.
Précisez le nombre de personnes, les produits à présenter, les logiciels à manipuler et les zones spécifiques nécessaires : salle de spectacle, auditorium, réserve, bar, coins isolés pour réunions privées. Un aménagement bien pensé favorise les échanges commerciaux de qualité.
Le budget est essentiel pour que l’agence de design de stand puisse faire une préconisation adaptée à vos capacités financières.
Quels éléments inclure dans le cahier des charges ?
- Informations générales : informations sur l’entreprise, activité, chiffre d’affaires
- Objectifs du stand : notoriété, génération de leads, lancement produit
- Informations sur le salon : nom, dates, lieu, public attendu
- Caractéristiques du stand : surface, emplacement, configuration (type de stand)
- Fonctionnalités du stand : zones d’accueil, espace démonstration, réserve
- Ressources humaines et animation : nombre de collaborateurs, animation prévue
- Équipements techniques : électricité, eau, Wi-Fi, écrans, éclairage
- Logistique et montage : transport, installation, démontage
- Budget prévisionnel : enveloppe globale et détails par poste
- Livrables attendus : plans 3D, visuels, calendrier de réalisation
- Observations complémentaires : contraintes spécifiques, souhaits particuliers
Cahier des charges : exemple à télécharger
- écrit par :
Jérome se fera un plaisir de vous conseiller ( 30 ans dans l’événementiel )
